7 najczęściej popełnianych błędów w mailach

1. Adres mailowy

Używamy służbowego maila do prywatnych spraw. Albo prywatnego do służbowych. W tym założone przed laty maile z pseudonimem, które ani nie wyglądają, ani nie są odbierane poważnie. Oddziel sprawy służbowe od prywatnych i używaj do nich innych kont. Jeśli jeszcze nie masz, na potrzeby spraw prywatnych, ale oficjalnych (jak szukanie pracy), załóż konto pocztowe z Twoim imieniem i nazwiskiem w adresie. Do zarządzania mailami wykorzystaj program pocztowy albo przekieruj wszystkie otrzymywane wiadomości na jedną skrzynkę (większość dostawców umożliwia, aby odpowiadać z każdego podpiętego pod skrzynkę adresu). Porządek z kontami ułatwi Ci odszukanie potrzebnych maili i pozwoli uniknąć wysłania wiadomości do ważnego klienta z konta buziaczek@poczta.com.

2. Błędy

Błędy ortograficzne, gramatyczne i brak znaków interpunkcyjnych nie mają wytłumaczenia. Mogą być (i niejednokrotnie będą) odebrane jako brak szacunku do odbiorcy. Jeśli chcesz być poważnie traktowany, zawsze przeczytaj uważnie maila przed wysłaniem. Upewnij się, że nie popełniłeś błędu, sprawdź pisownię nie tylko pojedynczych wyrazów, ale też zwrotów.

3. Emotikonki

Komunikacja obrazkowa ułatwia zrozumienie rozmówcy w dobie komunikatorów. Z przyzwyczajenia próbujemy używać jej także w mailach. Tak jak skróty – powinny być stosowane tylko w korespondencji z osobami, które będą znały ich znaczenie. Dopuszczalne w mailach wymienianych z bliskimi współpracownikami, ale z innymi osobami, z którymi korespondujemy – zdecydowanie nie.

4. Telefon

Dzwonisz do odbiorcy chwilę po wysłaniu wiadomości, pytając, czy mail dotarł lub obwieszczając, że właśnie wysłałeś do niego maila? Nie rób tego. Daj czas na zapoznanie się z treścią i odpowiedź. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy wiemy, że odbiorca nie otrzymywał wcześniej naszych wiadomości i jeśli sprawa  wymaga natychmiastowej odpowiedzi – ale nawet w takich przypadkach odczekaj chwilę, żeby adresat miał szansę Twój mail w swojej skrzynce zobaczyć.

5. Załączniki

Pamiętaj, że odbiorcy maili korzystają z różnych dostawców usług. Uszanuj drugą stronę i jeśli już musisz wysyłać duże załączniki – zamieść je na serwerze i wyślij tylko link z możliwością pobrania pliku.

6. Odpowiedź

W przypadku spraw służbowych odpowiedzi na maila powinno się udzielić w ciągu jednego dnia roboczego. W przypadku nieobecności w biurze ustaw w skrzynce mailowej autoresponder z określeniem zakresu czasowego, w którym nie będziesz odpowiadać na wiadomości i podaniem alternatywy – swojego telefonu komórkowego lub kontaktu do osoby, która Cię zastępuje. Brak odpowiedzi przez kilka dni nie będzie traktowane jako nieobecność, ale nieodpowiedzialność.

Wizerunek, który wyłania się z korespondencji mailowej, może mieć większe znaczenie niż się pozornie wydaje. Bez względu, czy rozpoczynasz karierę zawodową, czy od wielu lat jesteś na rynku pracy, popełniane błędy świadczą o braku kompetencji. Odbiorca nie wie, ile masz lat, jakie masz doświadczenie, jakie zajmujesz stanowisko. Widzi maila i mimowolnie wizualizuje drugą osobę. Chcesz uchodzić za osobę niekompetentną?

autor: Adam Mikołajczyk, InfoPraca.pl